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Formation #ASA30

Formation Assistanat et Archivage

Durée : 2 jours

Code : ASA30


Prochaines dates programmées :

14 et 15 Mai 2024

16 et 17 Juil. 2024

17 et 18 Sept. 2024

14 et 15 Nov. 2024

Fin d'Inscription :
Le Bulletin d'Inscription doit être rempli, cacheté, signé et envoyé par email : Au minimum 15 JOURS OUVRÉS avant la date de formation.
Si vous avez un besoin URGENT et que vous souhaitez une date de formation plus proche que les sessions programmées (minimum 15 à 20 jours ouvrés à date de votre demande)

Objectifs

  • Clarifier le rôle et le positionnement de l'Assistante de Direction Générale
  • Organiser un événement pour l'entreprise, un véritable enjeu
  • Développer la relation client VIP
  • Favoriser la cohésion des équipes de secrétaires
  • Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage
  • Optimiser la gestion de la documentation
  • Fournir à l'entreprise ou au service une méthode de classement sur papier et micro, fiable et accessible à tous rapidement
Programme
1/ Bien se situer dans sa fonction
  • Clarifier la finalité de son poste
  • Identifier ses missions et son périmètre de responsabilité
  • Identifier les attentes de son manager
  • Comprendre les enjeux de l'entreprise
2/ S’impliquer et accroître son champs d’action
  • Planifier et organiser la gestion du temps de son manager (agenda, rdv, appels téléphoniques)
  • Gérer sa messagerie et celle de son manager
  • Rendre compte et alerter son manager
  • Comprendre et repérer les jeux d'acteurs et les jeux de pouvoir dans l'entreprise
  • Comprendre le vocabulaire financier
3/ Entretenir une collaboration de qualité
  • Maintenir un niveau de connaissances élevé : lecture et formation adaptées, culture générale
  • Echanger dans un climat de confiance et d'assertivité
  • S'adapter aux différents types de personnalités
  • Prendre conscience de son rôle d'interface
  • Connaître et utiliser à bon escient les réseaux sociaux
4/ Offrir une image professionnelle
  • Adapter son apparence à l'environnement
  • Adopter un comportement mesuré : les gestes et le maintien, le langage et la voix
  • Les salutations d'usage (présentations, règles, formules, attitudes)
  • Le protocole officiel : savoir accueillir des personnalités, adapter son discours et son comportement
  • Vivre en harmonie dans le cadre professionnel : identifier les codes de l'entreprise
5/ Organiser repas d'affaires et séminaires VIP
  • Les règles de préséance (privées ou publiques)
  • Intégrer les différences culturelles dans le choix d'un repas
  • Organiser repas d'affaires et séminaires
  • Le cadeau d'affaires : usages et choix compte tenu de la diversité culturelle
6/ Animer une équipe de secrétaires-assistantes
  • Développer une relation de confiance mutuelle
  • Connaître les ressorts de la motivation
  • Définir des objectifs de travail clairs
7/ Maîtriser les enjeux du classement
  • Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations
  • Identifier les différents outils et méthodes de classement
  • Quels critères choisir ?
  • Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs
  • Partage d’expériences sur les difficultés rencontrées dans les tâches d'archivage et de classement des documents
8/ Acquérir une méthode de classement simple et efficace
  • Réorganiser un classement existant
  • Les actions à mener : simples adaptations ou changement radical ?
  • Dresser l'inventaire des dossiers
  • Le tri et la restructuration des dossiers : mettre en place un classement compréhensible par tous
  • Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place : de quelles informations l’assistant(e) a-t-il / elle besoin ? De quelles informations l'équipe a-t-elle besoin ? Comment améliorer le mode d'accès à ces informations ?
  • Lister les différentes étapes pour mettre en place un classement efficace
  • Concevoir le plan de classement
  • Le valider et le mettre à jour : quelles procédures définir ?
  • Accessibilité : comment bien classer les documents destinés à être partagés ?
  • Optimiser le classement sur micro
  • Bâtir une arborescence claire
  • Comment procéder au choix des noms de dossiers et de fichiers ?
  • Optimiser les « astuces » de rangement
  • Gagner du temps en utilisant les diverses fonctions informatiques (liens hypertextes, réseau)
  • Plan d’action personnel : Élaboration de son plan de classement
9/ Archivage
  • Définitions des règles et des acteurs
  • Différences entre classement et archivage
  • Préparation de l'archivage - le plan d'archivage
10/ Classement et archivage : les contrôles
  • Définitions des règles de contrôle
  • autocontrôle
  • les spécialistes
  • rôle du management
11/ L’apport de l’informatique
  • Définir ses besoins
  • Définir les moyens adaptés
  • Gestion des mots clés
  • Sélections thématiques
  • Les contraintes apportées par l'informatique
  • sauvegarde des données
  • archivage des disquettes
  • archivage des applications
Approche Pédagogique

Approche Pédagogique

  • Pédagogie très opérationnelle fondée sur l'alternance entre théorie et pratique
  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
Public Cible

Personnes Visées

  • Assistantes de PDG
  • Assistantes DG
  • Assistantes Membres du Directoire/Conseils d’Administration
  • Assistantes confirmées souhaitant se hisser au rang d’assistantes de Direction Générale
Dates

Dates

  • 14 et 15 Mai 2024
  • 16 et 17 Juil. 2024
  • 17 et 18 Sept. 2024
  • 14 et 15 Nov. 2024
  • Fin d'Inscription :
    Le Bulletin d'Inscription doit être rempli, cacheté, signé et envoyé par email : Au minimum 15 JOURS OUVRÉS avant la date de formation.