Formation #BPO74

Formation Cycle Complet Outlook

Durée : 3 jours

Code : BPO74


Prochaines dates programmées :

Du 22 au 24 Mai 2024

Du 17 au 19 Juil. 2024

Du 18 au 20 Sept. 2024

Du 27 au 29 Nov. 2024

Fin d'Inscription :
Le Bulletin d'Inscription doit être rempli, cacheté, signé et envoyé par email : Au minimum 15 JOURS OUVRÉS avant la date de formation.
Si vous avez un besoin URGENT et que vous souhaitez une date de formation plus proche que les sessions programmées (minimum 15 à 20 jours ouvrés à date de votre demande)

Objectifs

  • Maitriser les fonctions de bases et avancées d'Outlook
Programme
1/ Paramétrer et configurer l’interface Outlook
  • L'onglet "Fichier", le ruban, les onglets
  • Organiser l’affichage des éléments à l’écran
  • Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide, la barre d'état, la barre de Navigation
  • Gérer les affichages avec l'onglet Affichage
  • Personnaliser l'affichage des messages et gérer les paramètres de conversation
  • Paramétrer le gestionnaire d'absence
  • Créer et utiliser plusieurs signatures
  • Prévisualiser rapidement les différents éléments à l'aide des "Peeks"
2/ Utiliser la messagerie
  • Présentation des différentes vues et tri des messages
  • Ajouter une signature automatique aux messages
  • Rédiger et envoyer un message
  • Définir les options de distribution, pièces jointes, signature, importance, suivi
  • Utiliser les boutons de votes
  • Lire, répondre et transférer un message
  • Transférer un message reçu à un autre destinataire
  • Personnaliser la mise en forme d'un message avec les papiers à lettre
  • Afficher l’aperçu et ouvrir des pièces jointes
  • Utiliser des modèles et les brouillons
3/ Organiser sa boîte de réception de messages
  • Marquer des messages entrants pour le suivi
  • Créer des dossiers pour classer ses messages
  • Utiliser et gérer les "Actions Rapides"
  • Créer et gérer des règles de classement, de mise en forme conditionnelle pour les messages
  • Archiver et créer des règles d’archivage
  • Filtrer le courrier indésirable
  • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
  • Prévenir ses correspondants de son absence
  • Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
  • Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur
4/ Organiser la liste des personnes (contacts)
  • Créer un contact depuis un message reçu
  • Création et gestion d'adresses
  • Création et gestion de groupes de contact
  • Cartes de contacts
  • Ecrire à des contacts ou à des groupes
  • Afficher et imprimer son carnet d'adresses
  • Personnaliser les personnes avec les paramètres d'affichage
  • Partager les personnes
  • Créer un publipostage à partir des Personnes
5/ Organiser et manager le travail collaboratif (calendrier)
  • Paramétrer et personnaliser l’utilisation du calendrier
  • Créer des rendez-vous, rendez-vous répétitifs et évènements
  • Planifier une réunion en invitant des participants
  • Déléguer son agenda
  • Gérer les confirmations, les annulations et les modifications
  • Créer un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités
  • Créer un calendrier personnalisé
  • Répondre à une demande de réunion
6/ Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps
  • Gagner du temps par la maîtrise de l'interface d'Outlook
  • Les indicateurs de suivi
  • Les catégories
  • Le mode "Conversation"
  • Recherches personnalisées
  • Les actions rapides
  • Utiliser la fonctionnalité "Courrier pêle-mêle"
  • Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l'espace dans sa messagerie
  • Création et utilisation de modèles de message
7/ Partager des dossiers
  • Partager ou déléguer des dossiers (boîte de réception, contacts, calendrier…)
  • Attribuer des autorisations d’accès
  • Ouvrir un dossier partagé
8/ Planifier, organiser et prioriser ses activités
  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
  • Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels
9/ Le gestionnaire d’absence
  • Utiliser et paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau
10/ Utiliser les tâches
  • Créer une tâche simple ou périodique
  • Affecter ou déléguer une tâche
  • Transformer un message en tâche
  • Suivre l’état d’avancement
11/ Utiliser les notes
  • Envoyer une note par messagerie
  • Afficher les notes sur le bureau de Windows
12/ Centraliser ses notes et idées dans OneNote
  • Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes
  • Saisir et hiérarchiser ses notes : pages, sous-pages, indicateurs
  • Insérer tous types de notes : texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo
  • Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette
13/ Organiser le travail collaboratif
  • Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote
  • Organiser des réunions
  • Déléguer et suivre des tâches
14/ Centraliser ses notes et idées dans OneNote
  • Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes
  • Saisir et hiérarchiser ses notes : pages, sous-pages, indicateurs
  • Insérer tous types de notes : texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo
  • Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette
Approche Pédagogique

Approche Pédagogique

  • Pédagogie très opérationnelle fondée sur l'alternance entre théorie et pratique
  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
Public Cible

Personnes Visées

  • Tout public
Dates

Dates

  • Du 22 au 24 Mai 2024
  • Du 17 au 19 Juil. 2024
  • Du 18 au 20 Sept. 2024
  • Du 27 au 29 Nov. 2024
  • Fin d'Inscription :
    Le Bulletin d'Inscription doit être rempli, cacheté, signé et envoyé par email : Au minimum 15 JOURS OUVRÉS avant la date de formation.